会議で決まった計画で成果を上げる進捗の確認方法
2018/03/07
ようこそ岡山の経営コンサルタントカカトコリのブログへ
◆ 会議で決まった計画で成果を上げる進捗の確認方法
「なんで決まったことができないんだ！」
むかしのわたしはよく部下を怒鳴っていました。
よくよく考えたら判ることなのに。
一度や二度の説明で計画の意図を正しく認識し、目的に向かって目標をチェックできるような自主的で優秀なひとなら自分の会社なんかに入らないことが。
「どうしたら、会議で決まった計画が正しく認識され、求める成果を上げることができるようになるんだろう？」
悶々と悩み続けていました。
「どうしたら、部下が思い通りに動いてくれるようになるんだろう？」
いろんな人に相談してみました。
ところが、他の経営者も同じような悩みを抱えていて、根本的な解決策を見つけることが出来ずにいました。
「なんで、当事者意識を持てないんだろう？」
そこで、冷静に考えてみました。
「部下以上に、当事者なのは俺じゃん」
そのことに気付くまで、本当に長い時間がかかりました。
部下に期待するのも良いけど、まずは自分の行動習慣を変えてみよう。
「なにからするべ？」
「もし、自分だったら、どんな上司、リーダーの下でなら仕事がしやすいだろうか？」
「やっぱ、がみがみ、ゴンゴンと怒鳴ってばかりの上司ならイヤだよな」
「成果がなかなか出せない時にも、親身になって相談や指導してくれる上司が良いよな」
などなどと考えながら、まずは自分が筆頭当事者としてお手本を示そうと決めました。
ところが、「お手本」という言葉に縛られ、かってに自分で自分にプレッシャーをかけてしまった。
「上手くいかなかったらどうしよう？」
「失敗したら恥ずかしい」
「期待通りに成果が上がらなかったらカッコ悪い」などと。
そして、なかなか、計画を行動に移せない人の気持ちが少しは解るようになった。
計画を行動に移すのは不安との戦いなんだと。
そして、上司の立場にある人の発言が部下から見た時には「思いつきで発言してるようにしか思えない」ってことも。
上司は上司なりに今までの体験や事例、そして知識などを総動員して発言しているのだが、その思考プロセスを共有できないから、結論だけ言われても部下からは文字通り「思いつきでモノを言ってる」ようにしか見えんよね（苦笑
つまり、時々、セミナーで言ってる「ひらめくは一瞬」って言うのは、自分自身が悩みながら気づき発見した事。
そして、ひらめいた時には、ゴールまで見えてるから、部下が動かないとイライラしてしまう。
冷静に考えれば、先ほども言ったように、それまでの体験や事例、知識や蓄積が違うんだから、その域に近づくまで待たなきゃならないのに、つい、イライラしてしまう。
自分自身が逆の立場になって、実際にやってみないと気付かないこともあることを改めて実感。
そこから、いろんなしくみ創りと改善が始まった。
まずは、会議議事録の配布
議事録には引き続きの案件なのか、すぐに取り組むべき案件なのか
そして、すぐに取り組むべき案件には、だれがいつまでになどの５Ｗ２Ｈを明記。
言った、言わないを防ぐために、議事録は会議中は議案と共に参加者全員で確認し合い、議事録として配布するときも、きちんと受取のサインをもらう。
そして、数カ月後
受取サインがあるのに、自分の担当懸案に対して行動しない、行動していても取り組みの甘いスタッフがいることが新しい課題としてあぶりだされてきた。
「どうしたら、会議で決まったことが計画通り進むようになるんだろう？」
を議題に会議を行い、検証会議（ＰＤＣＡサイクルが回っているかを検証するための会議）を定期的に開くことを決めました。
それと、この会議では重要なこととして、担当者個人を責めないことも決めました。
というのは、担当者は基本的に立候補で決めるんだけど、仕事が出来て自主的なスタッフほど抱えてる案件が多い。
すぐに終わる案件もあれば、時間のかかる案件もあるし、さらに担当の通常業務もある。
なので、取り掛かっているけど、どこかで引っかかってる場合もあるので、どこにボトルネックあぶり出しと、個人のスキル不足の場合は誰がサポートするかを決めるようにした。
もちろん、スキル不足の場合は、将来的にはスキル不足のスタッフにもできるようになってほしいので、ＯＪＴのチャンスとしてとらえている。
このようにして、決まったことを実行に移すときに必要な予算（金銭的予算、人員や時間的予算など）が蓄積されていくと、決まった案件に対し、実践するために必要な時間が解るようになり、比較的正確に予算化できるようになってくる。
そして、予算が足らない時にはそのことをまた検証会議で検証し、改善していくというしくみ化が出来つつある。
（ほぼ、定着しているが、改善に終わりはない）
ところで、この会議をしてみてあらたに判ったことがあります。
基本的に新しいことにチャレンジするのが好きなタイプと、苦手なタイプがいること。
もちろん、個人的なスキルもあるんだけど、同じことをし続けるのが得意なタイプと、新しい事が好きなタイプ。
先ほども、言ったように、期待を込めて、成長のチャンスだと思って仕事をふっても、その人の受け取り方は様々。
通常業務に加えて、案件が回ってくるとひとによっては「攻撃」されたように受け取る人もいる。
そんな人には、何を止めて、何を優先すべきかを事細かに説明しないと理解も協力もしてもらえない。
かえって、ボトルネックになってしまう。
これが一番の難儀。
この難儀にどのように対応するかは、またいつか投稿するかもしれないので、お楽しみに。
今回の記事は参考になりましたでしょうか？
追記
部下に進捗状況を確認する際の注意点は拙著「幸せな人にとっては当たり前なのに、多くの人がやっていないこと」
の９９ページから詳しく書いていますので、そちらを参考にして下さいませ
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