部下はなぜ報告をしないのか
2021/08/30
ようこそ 岡山の経営コンサルタント カカトコリです。
ビジネスの入り口は集客です。
集客を入り口とした経営コンサルタント。
特にBtoBのお仕事の販路開拓や新規開拓を低予算で仕組み化することが得意で「集客の鬼」と呼ばれることが多いです。
ついつい、やっちまった。
パソコンのキーボードを叩いているとき
特にキーボードの上に両手を構えているときは、文章を書こうと構えているときなので、話しかけない。
という社内ルールがある。
が、スタッフにしてみれば、緊急だとか重要だとか判断したら、声をかけてくる
そんな時に、気を付けないといけないと知ってはいるものの・・・
あなたなら、こんな時、どのように対応しますか？
気を付けたい５つのポイントをお話ししましょう。
#報連相
◆ 部下はなぜ報告をしないのか
どこの会社でも報連相は基本中の基本として社員教育しているはずなのに、なぜに部下は報告をしてこないのでしょう？
いくつかの原因があると思われるので、いろいろと考えてみました。
その１
そもそも、どんな情報を報告して良いのか、上司がどんな情報を求めているのかという根本的な情報共有が出来ていない。
同業他社の動向、業界の同行、お客様の要望、現場で気づきなどなど、具体的に伝えていますか？
欲しい答えが返って来ないのは、質問の質が適していない というのはコミュニケーションの基本です。
そのほかには、弊社では、自分自身がお客さんだった時にされて嫌だったことや、逆に嬉しかったことも朝礼などで報告してもらっています。
良くなかったことは反面教師として、感動したことはアレンジして自社でも取り組むために。
その２
報告の方法が面倒くさい。
インターネットが普及し始めたころの事です。
営業マンに日報をメールするようにしたところ「面倒だ」という理由で反発されました。
そこで、導入したのが移動ファクス。
携帯電話の回線でファクスが出来るというもの。
こらなら、手書きの日報をそのまま送信できるので、なんとか出張先でも日報を閲覧できるようになりました。
今は、さすがに全社員がメールでやり取りしていますが、まだまだ改善の余地がありそうです。
本当はグループチャットをしたいのですが、まだそこまで現場レベルでのコンセンサスが得られていません。
書式や手段が簡単になっていないと、そのこと自体が障害になっていませんか。
お役所じゃないので、書類作成が本来の業務じゃないですよね。
書類で残さなきゃならないものも中にはありますが、いかに簡素化するかも大切なのではないでしょうか。
その３
手続き上の不備を問題にしていませんか？
たとえば、有給休暇の申請書。
今後の働き方改革を考えたら、今後、書面で保存する必要があると思われます。
正直、我が社の有休のルールはひとつだけ
「好きな時に休め」
なので、極端に言えば、当日の朝「今日は休みます」もアリなんです。
今後は、後出しで良いので書類を出してもらう方向で検討中です。
正式書式での届がうんぬんとやかましいことを言って、報告が上がってこないのが一番まずい状況ですよね。
日頃からいかに報告しやすい雰囲気を創るかも上司の大切な仕事ではないでしょうか。
その４
みんながみんな、伝わる文章を書けるとは限りません。
ある調査によると、日本人の文章認識率は３割り以下ともいわれています。
つまり、このブログ記事も解りやすく書いているつもりですが、言いたいことを何割の人が正しく理解してくれているのかを考えると怖いものがあります。
拙著のAmazonレビューにしても、思わず「そんなこと言ってないよぉ～～」と泣きたくなることもあります。
そんな時はどうするか？
じっくりヒアリングするしかありません。
ヒアリングした内容を箇条書きし、本人のサインをもらうようにしましょう。
気を付けていただきたいのは上司の耳障りの良いことばかり報告してくる人間。
甘美な言葉についつい「ういやつじゃ」なんて思っていると、単におべっかがうまいだけだった。
なんてこともあります。
本当に仕事ができる部下は時にはカチンと来るようなことも報告してくるものです。
見誤らないようにしないと、あなた自身の管理能力を疑われますよ。
ご注意ください。
その５
否定しない。
感情的怒らない。
せっかく報告しても、否定されたり、感情的に怒鳴られたりしたら部下はどんな気持ちになるでしょうか。
いろんな報告の中には聞きたくないような案件も時にはあります。
起きてしまった出来事は否定しようが感情的になろうが後戻りはできません。
聞きたくない気持ちも解らないではありませんが、そんな報告を受けるのも上司の役割。
冷静に事実を積み重ね、次の策を指示しないなら肩書をつけている意味がありません。
どんな出来事が怒ろうが、すでに知っていることであろうが、部下からの報告を冷静に受け取りましょう。
そうしないと、本当に必要な情報が届かなくなってしまいます。
ということで、常にいかに簡素化し、報告しやすい雰囲気や仕組みを創るかを現場の人間に教えてもらいましょう。
本日もお読みいただきありがとうございます
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