効率よく会議を運営する方法

2022/11/30

「会議がもっと効率的になったらなぁ」と思ったことのある社長さんやビジネスマンは多いはず。
会議の効率とはなんだと思いますか？
議題に集中できない参加者を減らすことじゃないでしょうか？
そのためには、議題に関する基礎知識や情報の事前共有が不可欠。
　
今朝の気になった言葉
　
　ゾロリ
　
と
　
　オートフォーカス
　
ジャスピンコニカで100万台を超えるヒットになった、コニカのオートフォーカスカメラが生まれた日。
　
1977年のことだそうです。
　
被写体の距離を計測する技術は原理はシンプル
　
技術の応用範囲は広い
　
自動車の衝突軽減にも使われていると思うよ
　
　
毎月、児童福祉施設に本をプレゼントしている
　
今は岩波少年文庫から選んでいるけど、『かいけつゾロリ』も候補になった。
　
理由は巻数が多いから
　
毎月なので、ネタに悩むのよ（笑
　
この度、『かいけつゾロリ』が「同一作者によって物語とイラストが執筆された単一児童書シリーズの最多巻数」としてギネス世界記録に認定されたそうです。

原先生、おめでとうございます。
　
　
さて、本日は会議を効率的に運営したい同族企業の社長さんからの質問。
　
ただ単純にテクニックじゃない部分がボトルネックになっている気がするんだよね。
　
中小企業、特に同族企業にありがちな根本原因じゃないかという気がする。　

【カカトコリのミッション』
　
良い会社を創ろうとする素晴らしい経営者の良き伴走者になる

ビジネスの入り口は集客です。

集客を入り口とした経営コンサルタント。

良い会社を創りたい良い経営者さんに寄り添います。

時々、叱るので「集客の鬼」と呼ばれています。

多くのクライアントさんから

「解かりやすく実践的で、成果に結びつく」と好評をいただいています。
　

庭先（運動公園）を散歩していたらタンポポ発見
　　　
明日から12月だよね？

◆　効率よく会議を運営する方法
　
　
　
【同族企業の社長から】
　
こんな質問が届きました。
　
ここから
　
毎月、経営方針や実績の確認のための会議を開いています。
より良い会社にしたいと思い、会議をするようにしたのですが、提案に対してことごとく反対する役員（身内）がいて、けして効率の良い会議になっているとは言えません。
効率の良い会議にするためのヒントが得られたらと思い質問させてください。
　　　　　50代　中小企業経営　男性
　
ここまで

素敵な質問をありがとうございます。
　
この問題はカカトコリさんも随分悩んだことがあります。
　
重箱の隅をつつくような反対をしてくるので、より詳しく説明をしているだけで、時間がどんどん過ぎていき、次の課題に移れないということも何度もありました。
　
しかも、弊社も同族企業で反対してくるのが身内でした。
　
打開策としては、日ごろのコミュニケーションなのですが、コミュニケーションが成り立つ前提としての信頼関係を構築できていなかったのが根本的な原因じゃないかと反省しています。
　
反対の根本原因は２つしかないと思っています。
　
議題に関する情報知識の不足化、面子。

情報や知識は説明することは可能ですが、「面子」という感情が絡んでくると、肝心な説明も受け入れられません。
　
受け入れる気が無いから「聞いてない」となり、さらなる信頼関係の悪化という悪循環を繰り返すことになります。
　
つい最近もこんなことがありました。

「○〇については知っているのか？」

「もちろん、知っている」という回答に安心していたら、真の意味は「言葉くらいは聞いたことがある」というレベルでした。

私としては、関連する法律や発生するかもしれない状況の予測まで含めての「理解している」のかと思ったら全くの「知っている」のレベルの違いに唖然としました。
　
常日頃から、合理的、理性的な会話を積み重ねることが可能なら時間をかければ何とかなりますが、感情的になっていて信頼関係が壊れてしまっていたら修復は大変だと思います。
　
弊社の場合は、「方針の違い」を理由に辞めていきました。
　
同族会社の経営の難しさを身をもって体験しました。
　
理想は「みんな仲良く」なのですが、身内だからこその甘えもあったのではないかと反省しきりです。
　

【コミュニケーションができる場合】
　
さきほど、「身内だからこその甘え」と言いました。

言わなくても解っているはず。

一度言ったから理解してくれているはず。

会議では賛成してくれた　などなど

これらは、全て甘えです。

なぜなら、良くも悪くも人は変わります。

良く変わることを成長と言うらしいですが、悪く変わる場合はなんと呼ぶんでしょうね？
　
この問題は、身内だろうが他人だろうが起こります。
　
日常業務や目先の売上が気になり古い方針で対応してしまい、いつまで経っても新しい方針が根付きません。
　
何度も何度も、繰り返し、会話をするしかありません。
　
経営指針や経営方針の意味や目的
　
経理公開による費用対効果の数値を共有する
　
反対意見に対する逆質問

賛成意見に対する確認質問
　
個別面談　などなど

「効率的な会議運営」とイメージが大きくずれているかもしれませんね。

ここで、質問です。

仮に、会議の出席者を10人としましょう。

営業戦略の理解度の低い社員さんが１人交っていて、営業戦略の説明に2時間使ったとしたらロスはどうなりますか？
　
9人×2時間　ですよね

では、理解度の低い社員さんと個別面談で同じく2時間かかったとしたら？
　
１人×２時間　ですよね

思うに、効率の良い会議運営とは、参加している人たちの「待ち」の時間をいかに少なくするかではないでしょうか？
　
例えば、先ほどの「経理情報の公開と共有」であれば、損益計算書や資産表の見かたを会議では知っているモノとして扱い、理解できない人には個別面談で「補習」をしてもらうか「自習」してもらう。
　
大企業なら入社後の数カ月で新人研修としてやるんですが、我々中小企業では体制が作れていない会社も多いのではないでしょうか？
　
「忙しくて」
「業務に追われて」・・・実情は理解していますが、本日、最後の質問です

いつまでも、バタバタ忙しいだけの中小企業で良いんですか？
　
参考になりましたでしょうか？
　
素晴らしい質問をありがとうございました。

カカトコリさん自身も、ここに書いた以外にも色々と考えさせられました。

きっかけをいただき、ありがとうございます。

どうなったかも教えてくださいネ

いつかどこかでお会いできることを楽しみにしています。

【追記】
　
反対意見の出ない会議は会議じゃないよ
ただし、より建設的な反対意見
　
そのためには、日ごろからのコミュニケーションと社員教育

【過去セミナー参加者の声】
　